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会议会展

安徽会议地接公司-会议策划技巧

发布日期:2017-04-03 浏览次数:1116

黄山会议地接公司-会议策划技巧

黄山会议地接公司-黄山旅行社会议策划技巧,明确职责任务:会议有多种类型,不同的会议有不同的要求,会议在召开前,需要清晰的了解到会议的要求,如会场要求,会议硬件配置要求,住房标准,发票要求,费用收取,接送站服务与预算,会议期间用餐,代表签到以及代表信息的掌控,会场布置台型,布展设计与现场指挥等等,因此最重要步骤是收集方方面面的信息,将收集这些信息进行分类处理,并制定工作的计划。并通过会议计划对会务工作人员进行明确的分工和考核,今天假定会议在安徽召开需要进行的一系列的工作与注意要点。

安徽黄山会议地接公司-黄山旅行社

一、制订预算:制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。

A.交通费用:
1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的接送交通费用;
2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通及接送站费用。
3、交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通及接送费用。

4、一般会务交通接送站,外包给安徽会议地接公司,会议地接公司在车队拿价与车队沟通及安全这块有强大的优势。

B.会议室费用:
1、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备(有些酒店含)、LED、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(如:可向专业的黄山会议地接公司黄山旅行社咨询,以便获得最适宜的性价比),当地的会议地接公司在当地的酒店有一定的影响力,否则会极有可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
3、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可与黄山会议地接公司-黄山旅行社协商,由会议地接方出面协助解决。
4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质非长期合作关系,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让黄山会议地接商黄山旅行社代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

C.住宿费用:住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面,由于主办方会议召开通常不在一个位置,与当的酒店合作不多,拿价方面没有当地的会议公司有优势,对于会议而言,住宿费是主要的开支之一。因此寻找专业的黄山会议地待公司黄山旅行社通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围(相关消费是否要撤吧,主办方需要与地接方协商好)。

D餐饮费用:会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
1、早餐:通常是自助餐(一般安徽酒店会议住房有含早服务,早餐一般为自助餐。费用含在住宿费中)
2、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式(一般自助60人起座,保底根据预报人数商定),按桌预算——围桌式形式(10人一桌)。如果开自助餐,考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定保底人数收取费用。
3、酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
4、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非常态的定制服务,可能需要增加额外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(有些主办方自备茶歇,部分酒店是不允许,在允许的情况下,酒店会收取一定服务费,但有些酒店还是可以沟通的)
5、联谊酒会/舞会:事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

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E.会议考察费用(旅游费用):通常再会议结束以后会安排与会代表参加当地特色的旅游考察活动,一般来说可以找一些旅行社来安排会议旅游,费用由旅行社根据会议人数和天数报价。安徽这块一般到黄山游玩考察的比较多,安徽会议地接公司,一般都从事黄山旅行社分业务,所以旅游这块可直接与安徽黄山会议地接公司对接即可,重新找旅行社有些舍本逐末了,而且费用可能会更高,打包价格方面优势多多。

F.设备视听费用:除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算;设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理;音源;主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。

G.宴请及演出费用:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

H.预计外支出:指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括各类文秘、礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导打印、临时运输及装卸、纪念品、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译、临时商务用车、汇兑、会议过程中的点心、水果及调制色酒等等。这些服务通常是临时或者按时提供的,这些费用的预算很难计划,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过安徽会议地接公司操作,那么告诉会议地接公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。

二、完成计划(预计召开会议的日期;会议预计召开几天;打算在什么地方召开会议;会议形式或程序是什么;需要多大的场地;将有多少人到会;会议预算是多少;打算选用什么级别的酒店和设施;打算选用最高级的房间标准是什么;谁来制作会议邀请函;会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品;会议的发言人有哪些;会议需要什么样的视听设备;需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;与会者是否可以携带家属;如何为与会者安排一些特别活动;如何为与会者及其家属安排一些特别活动;会议的整体流程安排;会后旅游安排;会议代表的返程等等)

报批计划:在完成会议整体计划以后,提交上级主管部门审批,等待通过时候同时运作会议相关事宜,这样在会议计划通过以后马上就可以投入运作

黄山友谊旅行社携手公司黄山会议地接服务部门,为您提供专注专业的安徽全境会议地接服务。



黄山会议地接公司电话(会议专线):18355991173

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