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会议会展

安徽黄山会议接待须知

发布日期:2017-03-04 浏览次数:1061

安徽黄山会议接待须知

安徽黄山会议接待须知,随着全国会务市场的成熟,越来越多的旅行社逐渐增加和转型会议会展这块的业务,黄山友谊国际旅行社也跟随大流,也开辟了黄山会议会展地接服务,在依托黄山旅行社的背景下,手上拥用优质的黄山酒店与合肥酒店的资源,公司内部有一批训练有素专业的会秘、导游等从业人员。另外公司的强大旅游车队是各种来黄山、合肥的培训会、企业年会、新产品发布会、行业技术论坛会议等商务会议的坚强厚盾。为更好的完成各项安徽黄山会议地接任务,公司进行了精细化的管理,公司分会议业务咨询部、会议酒店采购部、会议考察计调部、会议接待部(会秘,会议现场财、导游等)等部门,公司按ISO流程将各部权责明细化,将接待形成流程化的文件传达现场。让我们形成:“善于学习、持续改进、有效整合、踏实努力、勇往直前” 的接待文化,让我们的接待形成PDCA循环,力争成为全国一流的地会议接待公司。黄山会议地接公司


实话实说,黄山友谊旅行社,会议部成立之初,部门里只有2名员工配置,别说接待大型会议了,我们连什么是正规会议的流程与表单都搞不清楚,我们对会议的理解就是:几十人或者几百人,在酒店预定好房间,然后利用半天或者一天的时间在会议室里交流一下,主要的目的还是会后旅游。从现在公司的专业角来讲是不正确的。真正的会议接待服务,对于会议接待方来说,所需的远远不止这些。因此黄山友谊国际旅行社有限公司,形成了一套完整的安徽黄山会议地接流程,大体包括以下多方面的内容:


一、会前部分:

1、会议主题确定:初步与客户确定本次会议的主题、目的、时间等相关信息

2、会议议程设定:确定会期、讨论内容、宣传方式等

3、甄选会场:根据客户提出的前期预算,结合企业所掌握的当地的会议酒店数据库,为客户推荐适合举办此次会议的场所,并确定下来

黄山会议地接公司

二、会中部分:

1、嘉宾接机:落实参会嘉宾或部分领导是否需要接机,并提前选择有正规运营资质的车队安排相关用车计划

2、签到接待:所有的来宾第一时间抵达会议酒店后,均需进行签到环节,此环节很重要,工作量较为繁重

3、会场布置:根据会议主题、企业文化等信息对会场进行包装布置,并保证所有效果美观度

4、设备安装:由于某些会场需要特殊效果营造,所以需要提前架设如:LED帕灯、启动球、电子灯具等设备,并提前做好调试工作

5、会议执行:安排专人对整场会议进行跟踪执行,随时协调临时情况,保证做到个环节之间无缝切换

6、会秘服务:由专人负责会议期间的一切非保密性记录工作

7、摄影摄像:一般设置摄影师、摄像师各一名,将现场一一记录下来

8、晚宴策划:晚宴的流程非常重要,演出内容一定要与会议主题相融合

9、酒水调配:通知签约酒水供应商按时、保质保量的提供酒水服务

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三、会后部分:

1、会后考察:几乎每个会议之后都需要旅游考察安排,要根据客户预算提供性价比高的周边旅游产品服务

2、礼品制作:会议礼品往往是被大多数公司忽略的地方,不一定要很昂贵,但是一定要有纪念意义

3、嘉宾返程:会议结束后的最繁重工作就是嘉宾的返程,这一环节安排得当与否,直接影响到主办方此次会议的满意度

这些内容都是我们通过不断的总结得来的,看似轻松的几行文字,背后隐含着安徽黄山会议地接公司员工的不懈的学习、完善与整理的努力,当初为了公司发展,我们进行了很多的尝试,平面广告、上门拜访、电话销售。均没有得到很好的效果,最终我们经过研究确定了公司发展的思路:通过精品、专业标准流程化的服务留住老客户的信任,并依托互联网、相关协会,不停的开发新的客户,将公司的服务项目面向全国客户拓展。

近年来,安徽黄山会议地接公司,在依托专业公的管理、一站保姆式的服务、互联网以及商务。公司逐渐成为安徽会议接待行业的一匹黑马,公司2016年会议接待场次达50多场,超过600人的高标会议有5场,其中不乏与一些大公司合作,如:DELL、联想、钢之家网、金正大化肥等很多来自全国各地的企业客户(其中金正大化肥黄山订货会与会人数达2000人),并顺利成为以上企业的安徽及华东地区优秀的会议会展合格供应商。同时也为我们的会议接待业务水平提升奠定了坚实的基础。展望2017年,公司将全力投入到互联网推广,更回紧密的加强与各大协会、企业合作,不断的更新、改善、提高公司高水平会议接待业务技能。力争在收获财富的同时,也积累了很多的优质客户的信任。

荣誉面前,我们没有骄傲,会展旅游行业中还有很多我们没有接触过的地方,黄山友谊国际旅行社会议部的同事们,正以饱满的热情和勇往直前的精神奋力向。我们坚信,在未来的中国会展旅游市场中,我们仍将是永远冲在最前沿的那一匹黑马。

来安徽合肥、黄山开会,就请选择优秀的黄山会议地接公司—黄山友谊国际旅行社有限公司,我将以万全的准备承接:各位来黄山培训会、黄山企业年会、黄山产品发布会、黄山订货会,以及来黄山参加的各类商务活。

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